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合肥研究院档案馆“点对点”精准服务重大科研项目
点对点 提效能 创新档案服务模式
文章来源: 甘璐、肖雪、刘杰云 发布时间: 2021-04-09

  日前,针对合肥研究院重大科研项目周期长、投资额大、情况复杂、涉及档案门类多等特点,合肥研究院档案馆通过点对点精准服务的方式,直接与项目组对接,根据项目实际情况,创新服务模式,切实提升服务效能。 

  中国科学院战略科技先导B类专项下一代高场超导磁体关键科学与技术是以合肥研究院为依托单位承担的第一个先导B专项,投资额达3.6亿元,专项呈现跨学科、跨领域、跨机构的三跨特征,档案管理相对复杂。档案馆主任申飞多次率队深入专项办,了解专项档案需求,由档案馆副主任储慧担任联系人,专门负责联络协调,甘璐作为先导专项档案督导员,专门解决档案专业相关问题。档案馆多次与专项办管理人员、科研人员沟通,理清档案工作制度、档案网络,普及档案相关知识,从研究制定档案管理办法、分类体系与归档范围,到分析各阶段档案工作重点,再到探讨档案管理具体细节等,层层推进档案工作,为项目的中期检查奠定基础。 

  大气环境污染监测先进技术与装备国家工程实验室(以下简称“实验室”)作为合肥研究院唯一的一个国家工程实验室,其创新能力建设项目验收的过程中,档案验收也被列入单项验收的考核指标。档案馆在与科研处、项目组就该实验室档案验收工作要求进行初步沟通后,档案馆主任申飞根据档案验收实际情况,设置档案对接人肖雪,深入课题组现场开展档案要求和规范的宣贯和服务工作,针对专项经费涉及的设备采购过程产生的档案,建立了填空式设备档案收集清单,为课题组兼职档案员提供不同类型设备的档案收集范围和档案收集要求,使课题组在收集材料过程中,可以有针对性的、有指向性的收集材料。在设备档案工作开展的同时,档案馆积极加强和职能部门的联动和协作,共同推动该项目档案的收集工作,在此过程中,由档案馆与知识产权办直接对接,完成专利档案初步收集工作,有效减轻科研人员专利归档工作负担;与资产处就设备入库过程性文件的形成和收集进行了积极沟通,确定了项目采购设备后续入库的工作流程;与科研处就项目管理档案的收集进行了多次的讨论,会同项目组共同分工收集不同阶段文件,确定时间节点,落实档案收集责任人,.聚焦精准有效服务,部署推进档案工作,全力支撑项目验收。 

      稳态强磁场实验装置去离子水冷却系统维修改造项目是大科学工程稳态强磁场实验装置建设以来的第一个维修改造项目,针对项目档案管理过程中遇到的档案分类、归档范围、工艺设备归档等问题,申飞提出了具体的建议和举措,刘杰云作为该项目档案对接人,深入项目办,与兼职档案工作人员沟通,协助其做好档案分类、整理等立卷归档工作,针对归档立卷工作中出现的不规范情况,重点注意情况进行了现场的归档整理、编目等实操示范和讲解。档案馆将与强磁场中心互相配合,加强沟通,齐心协力,摸情况、找问题、解难题,为项目验收提供支撑。 

  档案馆一直肩负为党管档、为国守史、为院服务的光荣使命,服务一直是档案馆的工作重点,是档案工作生命力所在,也是档案人的主要职责。为进一步主动作为,创新服务,档案馆针对重大科研项目采取点对点精准服务,意在全面提升档案服务的广度和深度,加强与项目组的融合,同步档案管理,融入项目管理一体化发展,不断提升档案工作服务和水平,开创档案发展新局面。 

 

  先导B专项档案工作交流会 

 

  国家工程实验室档案工作推进会 

 

  SHMFF去离子水冷却系统维修改造项目档案归档现场 

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